Kozmetik Endüstrisi Dijital Dönüşüm Hikayesi | Flormar Başardı
Nebiye Güngördü Yusufoğlu
Firma Hakkında
Flormar, 1950’lerde Milano’da doğmuş ve Türkiye’nin çok kültürlü yapısından ilham alarak büyümüş bir kozmetik firmasıdır. Günümüzde 70’ten fazla ülkede 500’den fazla mağazasıyla global bir makyaj markası olarak kadınların hayatına renk katmaktadır. Ürünlerinde yüksek performans ve geniş renk skalası sunulurken, sürdürülebilirlik vizyonuyla temiz içerikler ve geri dönüştürülmüş materyaller kullanılmaktadır. Flormar, “Mutluluk senin rengin” mottosuyla her güne başlanan, hızlı tüketim sektöründe faaliyet gösteren bir firma olup, 2016 yılından bu yana ProManage kullanıcısıdır. Flormar 2016 yılında Dijital Dönüşüm yolculuğunu başlatıp ProManage MES’i devreye almıştır.
ProManage
MES - MOM
İhtiyaç Sebepleri
Flormar gibi hızlı tüketim sektöründe faaliyet gösteren firmalarda, ürünlerin fabrikaya girdiği andan itibaren müşteri ihtiyaçlarını hızla karşılaması ve her aşamasının titizlikle takip edilmesi gerekmektedir. ProManage öncesinde, ürün takibi için büyük bir insan gücü kadrosu bulunmaktaydı ve kalite yönetim sistemi altında imalat, dolum ve sevkiyat alanları için ayrı ayrı birden fazla form kullanılmaktaydı. Bu formlardan gelen veriler, mühendis kadroları tarafından analiz edilip işlenmekteydi.
Dijitalleşme ihtiyacının temel sebepleri şunlardır:
- Kısıtlı kaynaklar: Kâğıt kullanımı ve insan iş gücü gibi kaynaklar nedeniyle daha verimli yöntemlere geçiş zorunluluğu.
- Katma değersiz iş yükü: Mühendislerin ve operasyonel ekiplerin “gerçek katma değerli” işlerini yapmaları yerine, kâğıt veri tutma ve analiz etme gibi tekrarlayan ve katma değer sağlamayan işlerle meşgul olmaları.
- Çevresel ve insan odaklı yaklaşımlar: Sürdürülebilirlik vizyonu doğrultusunda kağıtsız bir işletme olma ve ağaç kullanımını azaltma isteği. Çalışanların zamanlarının kariyerleri ve eğitimlerine uygun, daha verimli işlere ayrılmasının sağlanması.
- Verimlilik ve hız arayışı: İç verimliliğin ve hızın artırılması, müşteri siparişlerine daha hızlı cevap verilebilmesi ihtiyacı.
Tercih Motivasyonu ve Önemli Detaylar
Flormar’ın dijitalleşme yolculuğunda ProManage’ı tercih etmesindeki temel motivasyonlar ve önemli detaylar şunlardır:
- Mevcut makine parkuruna entegrasyon: Flormar, mevcut makine parkuruyla çalışabilecek, yeni bir makine yatırımı gerektirmeyen ve kullanıcıların rahatlıkla kullanabileceği bir sistem arayışındaydı. ProManage, bu gereksinimi karşılayarak, var olan makinelere kolayca uyarlanabilmiştir.
- Kolay adaptasyon: Depoda bulunan ve daha önce ProManage’a adapte edilmemiş yeni bir makine bile, çok kısa süreli teknik destekle sisteme entegre edilebilmiş, performansı takip edilerek iyileştirme noktaları hızla belirlenebilmiştir.
- Kültürel uyum: Sistemin üst kademeden alt kademeye kadar herkesin kolay entegre olmasını sağlaması da önemli bir tercih sebebi olmuştur. Yeni gelen bir çalışanın bile eski dokümanlar yerine ProManage verilerini analiz etmesinin kolaylığı vurgulanmıştır.
- Hızlı uygulama süreci: Özellikle hızlı tüketim firmaları için, sistemin makinelere entegrasyon süresinin çok kısa olması gerektiği planlanmıştır. Bu, OTIF (On Time In Full) gibi performans parametrelerini olumsuz etkilememek adına kritik görülmüştür.
- Doğru planlama: Ürünün doğru belirlenmesi ve mevcut makine parkuruna uyum sağlamasının geri dönüş maliyetlerinin daha pahalı olmaması için iyi bir planlama sürecinden geçilmiştir.
Yaşanılan Tecrübeler
Dijitalleşme sürecinde Flormar’ın karşılaştığı ve yönettiği tecrübeler şunlardır:
- Mevcut Durumun Net Görülmesi ve İyileştirme: Dijitalleşme sayesinde gerçek veriler ve verimlilik oranları görünür hale gelmiştir. Bu sayede, başlangıçta beklenenin altında kalan performans açıkça tespit edilmiştir. Bu şeffaflık, ekibin “Nereden kaybediyoruz, nasıl daha verimli olabiliriz?” sorularını sorarak sistemi etkin kullanmasını sağlamıştır. Böylece mevcut durumu anlamak, eksikleri belirlemek ve sürekli iyileştirme adımlarını atmak mümkün olmuştur. Dijitalleşme, ekip için kendileriyle yarışmanın ve sürekli gelişimin güçlü bir aracı haline gelmiştir.
- Alışma Süreci: Başlangıçta, yıllarca kâğıt kullanmaya alışmış mühendisler ve otomasyonu yeni kullanmaya başlayan operatörler belli bir alışma sürecinden geçmiştir.
- Eğitim ve adaptasyon süreci: Bu sorunlar aşılamaz problemler olarak görülmemiştir. ProManage ekibinin desteğiyle tekrar tekrar eğitimler düzenlenmiş, özellikle ilk eğitimden geçen ekip ve mühendislik ekibine tazeleme eğitimleri verilmiştir. Bu sayede adaptasyon süreci kısalmıştır.
- Kültürel dönüşüm yönetimi: Dijital dönüşüm sürecinde kültürel dönüşümün çok iyi yönetilmesi gerektiği belirtilmiştir. Flormar’ın %85’in üzerinde kadın çalışan oranına sahip olması, bu kültürel değişimin entegrasyonunu kolaylaştırmıştır.
- Çalışanların değişen rolleri: Operasyon kadrosundan gelen mavi yakalı personeller, ellerinde ProManage verileriyle gelerek duruş nedenlerini mühendisleriyle tartışmaya başlamışlardır. Mühendisler ise, bu verileri kullanarak daha fazla katma değer sağlayan analiz ve iyileştirme işlerine odaklanmışlardır.
- Yeni nesil ve esneklik: 2016 öncesindeki manuel işlerin devam etmesi durumunda, mühendis sirkülasyonunun daha yüksek olacağı öngörülmektedir. ProManage gibi dijital sistemler sayesinde uzaktan çalışma imkanları sunulabilmiş, özellikle Covid sonrası dönemde bu durum çalışanların iş-yaşam dengesini iyileştirmiştir. Yeni nesillerin dijital yaşam tarzlarına uyumlu bir iş ortamı sunulmaktadır.
ProManage Neler Kazandırdı
ProManage, Flormar’a çok boyutlu kazanımlar sağlamıştır:
- Gerçek veri ve verimlilik görünürlüğü: Sistem, işletmenin gerçek verimliliğini göstermiş, ekibi kayıpları bulmaya ve katma değersiz işleri ortadan kaldırmaya odaklamıştır.
- Verimlilik ve kapasite artışı: Sistem, “kendileriyle yarışmayı” öğretmiş ve bunun sonucunda verimlilik artışı ve ekstra kapasite kazanımı sağlanmıştır. Yeni müşteri siparişlerine daha hızlı cevap verilmesi mümkün olmuştur.
- Maliyet düşüşü ve ROI: Kâğıt kullanımının azalması ve kağıt işlerini yapan ekibin daha verimli işlere yönlendirilmesiyle maliyetler düşürülmüştür.
- Geliştirilmiş ürün takibi ve müşteri memnuniyeti: Her ürünün dijital olarak hikayesi tutulabilmiş, müşteri şikayetlerinde köken nedenine kadar geri dönüşler daha sağlıklı ve hızlı bir şekilde yapılabilmiştir, bu da müşteri memnuniyetini artırmıştır.
- Çalışan memnuniyeti ve iş kalitesi: Mühendisler artık gerçek mühendislik yapabilmeye başlamış, ProManage’dan gelen verileri analiz ederek kök neden analizleri ve iyileştirme çalışmaları (Kaizen) yürütmüşlerdir. Operasyon kadrosu da ürüne katma değer katan işlerine geri dönmüştür. Mavi yakalı çalışanlar, ellerindeki verilerle duruş nedenlerini mühendisleriyle tartışabilen, iş süreçlerine daha aktif katılan ve yetkinleşen bireyler haline gelmişlerdir.
- Operasyonel mükemmellik ve sürekli iyileştirme: ProManage, günlük operasyonel toplantılarda veri sağlayıcı bir rol oynamış, arızaların ve verimsizliklerin nedenlerinin analiz edilmesine, kök neden analizleri yapılmasına ve Kaizen çalışmalarının yürütülmesine olanak tanımıştır.
- Dijitalleşme ve yalınlaşma entegrasyonu: ProManage, yalınlaşma süreçlerinin dijital araçlarla birlikte ilerlemesi gerektiği fikrini pekiştirmiştir; dijital bir araç olmadan yalınlaşmanın çok zor olduğu vurgulanmıştır. İkisi birbirini karşılıklı beslemektedir.
Sonuçlar
- Röportajda vurgulandığı üzere, dijital dönüşüm günümüz dünyasında kaçınılmaz bir yoldur. Bir işletmenin dijital dönüşüme ayak uydurmadan yakın gelecekte var olabileceği düşünülmemektedir. Bu dönüşüm, çalışan mutluluğu, operasyonel mükemmellik ve müşteri memnuniyeti açısından kritik bir öneme sahiptir.
- Dijitalleşme süreci hiçbir zaman tamamen bitmez; tıpkı mükemmele yakın olma tabiri gibi, işletmeler dijital olarak %100 dönüştüğünü söyleyemezler. Flormar da bu bilinçle 3 yıllık bir plan çerçevesinde dijital dönüşüm yolculuğuna devam etmektedir.